Procesautomatisering met import van CSV en Excel als processtap

In Odigos draait alles om het eenvoudiger maken van bedrijfsprocessen. Deze week hebben we weer een aantal mooie verbeteringen doorgevoerd. Zo kunnen binnenkomende CSV- en Excel-bestanden voortaan automatisch worden verwerkt, openen medewerkers hun taken eenvoudiger en is het beheren van pagina's, formulieren en koppelingen verder verbeterd.

Van binnenkomend bestand naar automatisch verwerkt resultaat

Veel organisaties ontvangen regelmatig bestanden met gegevens die vervolgens handmatig moeten worden geïmporteerd. Denk aan een wekelijkse export uit een ander systeem, een lijst met nieuwe klanten of een bestand met bijgewerkte gegevens. Dat kost tijd en vraagt vaak om dezelfde handelingen.

Met de nieuwe CSV-importstap in Orchestra kan Odigos dit werk voortaan automatisch uitvoeren als onderdeel van een bedrijfsproces.

Bij het inrichten van de processtap bepaal je waar de gegevens terechtkomen, welke kolommen bij elkaar horen en wat er moet gebeuren met dubbele records. Zodra het proces draait, wordt het bestand verwerkt en worden de gegevens bijvoorbeeld rechtstreeks opgeslagen in Dossier .

Daarbij houdt Odigos precies bij hoeveel regels succesvol zijn verwerkt, overgeslagen of afgewezen. Gaat er iets mis met bepaalde gegevens? Dan kan het proces automatisch een vervolgtaak aanmaken, zodat een medewerker alleen nog naar de uitzonderingen hoeft te kijken.

Ook aan de betrouwbaarheid is gedacht. Wordt een verwerking onderbroken, dan kan deze veilig worden hervat zonder dezelfde gegevens dubbel op te slaan. En bij het inrichten controleert Odigos alvast of de instellingen kloppen.

Ook complete Excel-werkboeken verwerken

Naast CSV-bestanden ondersteunt Odigos nu ook het importeren van Excel-werkboeken met meerdere tabbladen. Handig wanneer gegevens bij elkaar horen, zoals klanten en hun contactpersonen.

Je kunt per tabblad aangeven waar de gegevens moeten worden opgeslagen en hoe ze onderling samenhangen. Met een proefdraai zie je vooraf wat er met iedere regel gebeurt, zonder daadwerkelijk gegevens te wijzigen.

Pas als alles klopt, worden de gegevens verwerkt. Mocht er tijdens het importeren toch iets fout gaan, dan voorkomt Odigos dat er half ingevulde gegevens achterblijven. Je ziet bovendien precies op welk tabblad en bij welke regel het misging.

Zo wordt het verwerken van grotere gegevensbestanden niet alleen gemakkelijker, maar ook een stuk overzichtelijker en betrouwbaarder.

Taken uitvoeren zonder onnodige extra rechten

Wanneer een bedrijfsproces menselijke aandacht nodig heeft, maakt Odigos daarvoor een taak aan in Interact . Bijvoorbeeld om een aanvraag te beoordelen, informatie aan te vullen of een document te controleren.

We hebben het openen en uitvoeren van deze taken verder verbeterd. Medewerkers kunnen nu met hun gewone gebruikersrechten het formulier openen dat bij hun taak hoort. Inclusief vooraf ingevulde gegevens, keuzemogelijkheden en de mogelijkheid om bijvoorbeeld een PDF toe te voegen.

Daarvoor zijn geen extra rechten op het beheer van bedrijfsprocessen meer nodig.

Tegelijkertijd blijft de toegang zorgvuldig afgeschermd. Een medewerker kan zijn eigen taken openen en beschikbare groepstaken oppakken, maar krijgt geen toegang tot de formuliergegevens van een taak die aan een ander is toegewezen.

Ook taken die door iedere aangewezen ontvanger mogen worden afgerond, zijn nu eenvoudiger via een rechtstreekse link te openen.

Het resultaat: medewerkers kunnen sneller aan de slag, terwijl de toegangsrechten blijven aansluiten bij hun verantwoordelijkheden.

Pagina's en formulieren werken prettiger samen

Ook binnen CMS en Focus hebben we verschillende verbeteringen doorgevoerd.

Gebruikers die toegang hebben tot bepaalde gegevens kunnen deze nu ook rechtstreeks bekijken via de bijbehorende paginaonderdelen. Dat geldt bijvoorbeeld voor overzichten, detailpagina's en actieknoppen. Extra rechten voor procesbeheer zijn daarvoor niet langer nodig.

Daarnaast verloopt de overgang van een formulier naar een volgende pagina soepeler. Na het opslaan komen gebruikers direct op de juiste plek terecht, met het zojuist opgeslagen record al geselecteerd. Ook wanneer een pagina een eigen naam voor dat record gebruikt.

Voor beheerders is het aanpassen van pagina's eveneens eenvoudiger geworden. Bestaande gegevensblokken kunnen weer probleemloos worden geopend en gewijzigd. Ook blijven gemaakte keuzes bij het wisselen van gegevensbronnen netjes behouden.

Een vertrouwde teksteditor, ook op oudere websites

Niet alle websites en werkomgevingen zijn op hetzelfde moment gebouwd. Daarom vinden we het belangrijk dat bestaande omgevingen goed blijven werken en kunnen profiteren van verbeteringen in Odigos.

De oudere websiteomgevingen en de ontwerpmodus gebruiken nu dezelfde teksteditor als de nieuwere formulieren. Redacteuren kunnen daardoor weer rechtstreeks op een pagina teksten aanpassen, afbeeldingen invoegen en links naar bestanden toevoegen.

Ook vertrouwde opmaakmogelijkheden, zoals citaten, subscript, superscript en het verwijderen van opmaak, zijn waar nodig teruggebracht.

Zo wordt het beheren van bestaande websites prettiger, zonder dat redacteuren opnieuw hoeven te leren hoe de editor werkt.

Meer vrijheid bij het beheren van koppelingen

Bedrijfsprocessen staan zelden op zichzelf. Vaak wisselen ze gegevens uit met andere applicaties en systemen. In Hub beheer je de koppelingen die daarvoor nodig zijn.

Vanaf nu kunnen klanten ook zelf koppelingen aanmaken en beheren die specifiek bedoeld zijn voor hun eigen acceptatie- of productieomgeving.

Odigos maakt daarbij duidelijk onderscheid tussen koppelingen die onderdeel zijn van een centraal beheerd proces en koppelingen die alleen binnen één omgeving bestaan. Bij het inrichten van een proces krijg je automatisch de passende koppelingen te zien.

Hiermee voorkomen we dat een proces bij een volgende uitrol afhankelijk blijkt van een koppeling die in een andere omgeving niet bestaat.

Ook beschermen we koppelingen die nog actief worden gebruikt. Een koppeling die bijvoorbeeld nodig is om externe bestanden te verwerken, kan niet zomaar worden verwijderd.

En verder: kleinere verbeteringen die het verschil maken

Naast deze grotere uitbreidingen hebben we nog een aantal verbeteringen opgeleverd:

• Betrouwbaardere PDF-proefdrukken. Wanneer een proces verschillende PDF-sjablonen gebruikt voor bijvoorbeeld Nederlands en Engels, wordt nu ook bij een proefdruk automatisch het juiste sjabloon geselecteerd. Dit bouwt voort op de eerdere uitbreiding voor het beheren en proefdrukken van PDF-sjablonen .
• Minder gegevens downloaden voor grafieken. De hoeveelheid benodigde grafiekcode is in onze meting teruggebracht van circa 366 KB naar 154 KB, zonder dat de weergave verandert.
• Duidelijkere meldingen bij bedrijfsregels. Wanneer een bedrijfsregel gegevens uit een ander record nodig heeft, gaat Odigos slimmer om met ontbrekende informatie. Kan de regel gewoon worden uitgevoerd, dan gaat het proces verder. Is de informatie noodzakelijk, dan geeft Odigos duidelijk aan wat ontbreekt.

Wat kan Odigos voor jouw organisatie automatiseren?

Met deze verbeteringen zetten we opnieuw stappen richting bedrijfsprocessen die zoveel mogelijk zelfstandig verlopen. Van het automatisch verwerken van binnenkomende bestanden tot het uitvoeren van taken, beheren van gegevens en verbinden van systemen.

Dit is slechts een selectie van wat we deze week hebben opgeleverd. Achter de schermen blijven we werken aan nieuwe mogelijkheden en verbeteringen.

Benieuwd wat je met Odigos kunt automatiseren? Maak gratis een Odigos-account aan en ontdek de mogelijkheden.

Wil je samen kijken hoe je een bestaand bedrijfsproces slimmer kunt inrichten? Plan dan een gratis adviesgesprek met implementatiepartner Digidux .

Al het nieuws · Volg via RSS