Je eigen offertes als PDF beheren en gebruiken binnen een proces

Odigos is ons platform om bedrijfsprocessen te automatiseren: van de aanvraag op je website tot de taak bij een collega en de factuur in je boekhouding. Wie zijn werk op zo'n platform laat draaien, wil drie dingen weten. Kan ik mijn eigen documenten maken? Werkt het ook voor collega's die geen Nederlands spreken? En blijft het lopen als het druk wordt? Op alle drie leverden we deze week iets op.

Je offertes en rapporten maak en controleer je zelf

Een document in Odigos is een pagina uit het CMS die als PDF de deur uitgaat. Daarover schreven we eerder in documenten uit je eigen pagina's . Tot nu toe kon je zo'n pagina alleen via een technische omweg tot document maken. Dat kan nu in het scherm zelf. Wie het recht Documentsjablonen beheren heeft, maakt van een pagina een PDF-sjabloon. Je kiest het papierformaat, de marges en of het document op je briefpapier komt.

Het sjabloon bouw je op uit losse vellen. Elk vel is een pagina of een dia. Lettertypen en stijl staan één keer per document en gelden voor alle vellen. In een doorlopend document zet je zelf een pagina-einde. De vellen zijn HTML, dus dat is werk voor iemand met verstand van opmaak.

Een beheerder zonder die kennis kan daarna wel de tekst aanpassen. In het sjabloon staan dan tekstvakken, en die vul je in een eenvoudig formulier. Neem een offerte: naam, adres en prijs komen uit het proces, de inleiding en de voorwaarden staan in tekstvakken. Dat werkt ook op een sjabloon dat wij voor je hebben gemaakt. Je tekst blijft staan als wij een nieuwe versie uitrollen, en per tekstvak kun je terug naar de standaardtekst. Past je tekst niet op het vel, dan hoor je dat bij het opslaan.

Bij elk sjabloon staat nu de knop Proefdruk. Je ziet het document met voorbeeldgegevens, met waarden die je zelf invult of met de gegevens van een bestaand geval dat je mag inzien. Zo zie je of een lange offerte netjes op de vellen past, nog voordat een klant hem krijgt. Er start geen proces, er gaat geen mail uit en het gekozen geval blijft zoals het was.

Odigos werkt nu ook helemaal in het Engels

Deze week rondden we de vertaling van het platform af. Alle schermen waarin je werkt, van Orchestra tot de betaalschermen in FinTrack , staan nu in het Nederlands en in het Engels. Dat geldt ook voor de stappenplannen in Hub waarmee je een koppeling maakt met bijvoorbeeld Exact of Salesforce, en voor de rollen en rechten in Sentinel . Bedragen en datums volgen mee: in een Engelstalige Budget staat een komma als duizendtalscheiding en heet de maand October 2026.

De taal staat per domein. Op een Nederlandstalig domein verandert er niets. Wat je zelf hebt ingericht, zoals je eigen pagina's en mails, blijft in de taal waarin je het schreef. Per gebruiker een eigen taal kiezen kan nog niet.

Werk je met collega's in het buitenland, dan helpt nog iets. De schermen tonen datums en tijden nu in de tijdzone van je organisatie, ook als iemands browser in een andere tijdzone staat. Iedereen ziet dus dezelfde dag en hetzelfde tijdstip.

Je proces loopt door als het druk is

In Odigos kan elke aanvraag, elk formulier en elk binnenkomend bericht een proces starten. Soms komen er duizend tegelijk. Bij zo'n piek kon Odigos een start weigeren. Dat gebeurt nu niet meer. Orchestra neemt elke start aan en werkt hem af zodra de drukte zakt. Een proces begint dan iets later, en er gaat geen start verloren. Aannemen gaat ook sneller: in onze eigen meting staan duizend starts nu in ruim 14 seconden klaar, waar dat eerder 48 seconden kostte.

Ook haalden we een paar manieren weg waarop een proces stil kon blijven staan. Antwoordt een ander systeem niet, dan wacht een stap niet eindeloos meer. Standaard geeft hij het na twee minuten op en staat hij op fout, met de oorzaak erbij. Een terugmelding die binnenkomt terwijl een wachtstap net afrondt, zet die stap gewoon voort. Twee parallelle paden die tegelijk klaar zijn, zitten elkaar niet meer in de weg. En valt de verwerking van een stap weg, bijvoorbeeld bij een herstart, dan loopt hij nog één keer. Lukt dat ook niet, dan zie je in StatusQuo de fout met de reden en kun je de stap herstellen.

Sommige stappen mogen langer duren. Het maken van een PDF en een AI-stap tellen vanzelf als lang. Bij elke andere stap zet je in Orchestra de reden waarom hij langer mag duren. Die reden blijft op de stap staan, zodat ook later duidelijk is dat het de bedoeling was. Sla je een proces op met een stap die te lang kan duren, dan krijg je een waarschuwing met wat je eraan kunt doen.

Ook nog deze week

Komt een formuliertaak een tweede keer langs, bijvoorbeeld omdat iemand alleen de prijs wil aanpassen, dan blijven de andere ingevulde waarden nu staan. Een bord op een pagina reageert meteen op het filterblok ernaast. En aan de beveiliging werkten we door. Op onze sites voeren we stap voor stap een beleid in dat bepaalt welke scripts een browser mag uitvoeren. Eerst meten we per omgeving wat dat zou tegenhouden. Pas als een omgeving schoon is, zetten we het aan.

Kijk wat dit voor je eigen processen doet

Dit is een greep uit wat we deze week opleverden. Welk document moet bij jullie elke keer opnieuw worden nagelopen? Welk proces staat soms stil zonder dat iemand het ziet? Maak een gratis Odigos-account aan en probeer het zelf. Wil je hulp bij de inrichting, plan dan een gratis adviesgesprek met implementatiepartner Digidux.

Al het nieuws · Volg via RSS