Interact, taken voor mensen in je processen

Het juiste werk bij de juiste persoon, op het juiste moment

Niet elke stap in een proces kan automatisch. Een beoordeling, een goedkeuring of een controle ter plaatse vraagt om een mens. Interact brengt die stappen als taak bij de juiste persoon of groep, houdt bij of ze worden opgepakt en laat het proces direct verdergaan zodra de taak is afgerond.

Wat is Interact?

In een geautomatiseerd proces doet de software wat automatisch kan, maar sommige stappen vragen een mens: een offerte goedkeuren, een aanvraag beoordelen, een controle ter plaatse uitvoeren. Zonder regie verdwijnen zulke stappen in mailboxen, en weet niemand wie er aan zet is.

Interact is de plek waar die menselijke stappen samenkomen. Orchestra maakt een taak aan op het moment dat het proces bij een menselijke stap aankomt, en Interact brengt die taak bij de juiste persoon of groep. Iedere medewerker heeft zo één takenlijst voor het werk uit alle processen. Het proces wacht tot de taak is afgerond en gaat dan zelf verder, zodat er geen losse overdrachten meer nodig zijn.

Hoe werkt Interact?

Orchestra maakt de taak aan, Interact zorgt dat hij wordt afgehandeld.

Je ziet je taken in een overzichtelijke takenlijst, en ontvangt desgewenst een e-mail met de inhoud van de taak.
Een taak gaat naar één persoon of naar een groep; bij een groep handelt de eerste die hem oppakt hem af.
Eenvoudige taken, zoals een goedkeuring, handel je direct af; voor uitgebreidere taken opent er een formulier of werkscherm, met de bekende gegevens al ingevuld.
Je geeft aan dat je met een taak bezig bent, zodat collega's zien wie waaraan werkt.
De prioriteit volgt uit urgentie, doorlooptijd en de bedrijfsregels van je organisatie.
Zodra een taak is afgerond, gaat het proces automatisch verder.

Voorbeeld van een takenlijst in Interact

Een voorbeeld: een offerte die goedkeuring nodig heeft

Een verkoper stelt een offerte op boven de afgesproken grens. Het proces maakt een goedkeuringstaak aan voor de groep commercieel managers. De eerste die hem oppakt, beoordeelt de offerte in een scherm met alle gegevens al ingevuld, en keurt goed of af met een toelichting. Pakt niemand de taak binnen twee werkdagen op, dan volgt een herinnering en daarna een escalatie naar de directie. Na goedkeuring verstuurt het proces de offerte zelf.

Waarom Interact?

Niets blijft liggen. Met timers voeg je herinneringen en escalaties toe, ook op werkdagen en vaste kalendermomenten.
Klanten en partners doen mee. Externen krijgen gericht een taak in een lopend proces, zonder dat hun acties buiten de audit trail vallen.
Herstel zonder opnieuw te beginnen. Een afgekeurde inzending blijft als taak staan en kan worden verbeterd en opnieuw ingediend.
Minder afstemming. Iedereen ziet wat er van hem verwacht wordt, en het proces geeft het werk door aan de volgende.
Volledige audit trail. Elke taak en elke afhandeling is terug te vinden in StatusQuo .

Veiligheid en toegang

Een taak is alleen zichtbaar en uit te voeren voor de toegewezen persoon of de leden van de toegewezen groep.
Interact werkt in de browser, ook op mobiel.
Geen losse koppelingen nodig: Interact is onderdeel van Odigos.