Toepassingen
Overal waar werk in stappen loopt
Odigos is geen pakket voor één afdeling. Het is de procesmotor voor al het werk dat over mensen en systemen heen loopt: van een klantvraag tot een maandafsluiting. Hieronder zie je hoe dat er in de praktijk uitziet, en welke onderdelen van Odigos daarbij samenwerken.
Adviespraktijk en kennisintensieve dienstverlening
De kwaliteit hangt af van een paar seniors die alles nalopen. Zij worden de bottleneck, juniors leren het niet vanzelf, en als iemand vertrekt, gaat de kennis mee.
Leg je kwaliteitscriteria vast als stappen en regels in het proces. Werk gaat pas naar de klant als het de toets heeft doorstaan, en een senior ziet alleen de gevallen waar het eigen oordeel het verschil maakt. Een terugkerende correctie leg je vast als regel, zodat die de volgende keer vanzelf wordt afgevangen.
- Je hoogste kwaliteitsniveau wordt de standaard, niet de uitzondering.
- Seniors besteden hun tijd waar hun oordeel telt.
- Bij elk dossier is aantoonbaar wie wat heeft gecontroleerd.
- AI helpt bij het opstellen, maar gaat nooit ongetoetst de deur uit. Zo werkt AI onder regie .
Zo loopt het proces
- 1 Vraag of dossier komt binnen, met alle stukken bij elkaar Dossier
- 2 AI stelt een concept op uit het dossier en eerdere adviezen Delphi
- 3 Toets op de vaste kwaliteitscriteria van je praktijk Orchestra
- 4 Senior beoordeelt alleen wat afwijkt of ertoe doet Interact
- 5 Oplevering, met vastgelegd wie wat heeft gecontroleerd StatusQuo
Klantinteractie en dossierbeheer
Klantvragen die in mailboxen verdwijnen, dossiers die niet compleet zijn en klanten die niet weten waar hun zaak staat.
Elke klantvraag wordt een procesinstantie met een vaste route. Medewerkers werken vanuit het dossier, met alle gekoppelde gegevens in één scherm, en de klant kan via een portaal meekijken of zelf aanvullen.
- Geen vraag meer die blijft liggen: elke taak heeft een eigenaar en een termijn.
- Dossiers zijn compleet, omdat het proces afdwingt wat erin moet.
- Direct antwoord op "waar staat mijn zaak?"
Aanvragen en intake van buiten
Aanvragen komen binnen via de website, e-mail, partners en telefoon, elk met een eigen werkwijze. Gegevens worden overgetypt en dubbele dossiers ontstaan.
Eén proces met meerdere ingangen verwerkt elke aanvraag op dezelfde manier. Eerst controleren, dan verrijken en pas daarna opvolgen, zodat alleen een aanvraag die klopt verdergaat.
- Elke aanvraag volgt dezelfde, aantoonbare route, ongeacht het kanaal.
- Geen dubbele relaties of dossiers: er wordt eerst gezocht, dan pas aangemaakt.
- Piekdrukte na een campagne wordt verwerkt zonder dat er iets blijft hangen.
Financiële processen
Facturen die blijven liggen, goedkeuringen die per mail rondgaan en een maandafsluiting die afhangt van wie er toevallig aan denkt.
Goedkeuringen, facturatie en betalingen lopen als proces met vaste controles. De boekhouding blijft de administratie, Odigos zorgt dat de stappen ernaartoe kloppen en op tijd gebeuren.
- Een maandafsluiting die altijd op hetzelfde moment en op dezelfde manier loopt.
- Geen factuur zonder goedkeuring, en geen goedkeuring die blijft liggen.
- Betalingen die het proces laten verdergaan zodra ze binnen zijn.
Projecten en operations
Werk dat over teams, locaties en leveranciers heen loopt, met planningen in spreadsheets en status die bij mensen zit in plaats van in een systeem.
Opdrachten, werkbonnen en inspecties lopen als proces, met taken voor binnendienst, buitendienst en leveranciers. Termijnen worden bewaakt en een haperende koppeling zet het werk niet stil.
- Iedereen ziet wat er van hem verwacht wordt, ook externe partijen.
- Termijnen worden bewaakt, met herinnering en escalatie.
- Doorlooptijden zijn meetbaar in plaats van een gevoel.
Sales en offertes
Offertes die per persoon anders worden opgesteld, goedkeuringen die de verzending ophouden en opvolging die afhangt van de agenda van de verkoper.
Van aanvraag tot getekende offerte loopt het verkoopproces volgens vaste stappen. AI stelt een concept op, een mens keurt goed, en de offerte gaat als PDF in de huisstijl de deur uit.
- Elke offerte volgt dezelfde kwaliteitsstappen.
- Snellere doorlooptijd van aanvraag tot offerte.
- Opvolging die niet afhangt van één persoon.
Periodieke controles en rapportages
Maandelijkse controles en rapportages die handwerk zijn, en KPI-rapportages waarvan niemand zeker weet of de onderliggende data klopt.
Een proces start op een vast moment, controleert de gegevens in parallelle stappen, ook in externe bronnen, en rapporteert alleen op gegevens die de controles hebben doorstaan.
- Rapportages die rusten op gecontroleerde gegevens.
- Afwijkingen komen bij iemand terecht in plaats van in een bijlage.
- Controles die niet vergeten worden, omdat ze op de kalender staan.
Staat jouw proces er niet tussen?
De meeste processen lijken meer op elkaar dan je denkt: iets komt binnen, wordt gecontroleerd, iemand beslist, andere systemen worden bijgewerkt en het resultaat moet aantoonbaar zijn. Dat is precies waar Odigos voor gemaakt is.
