Van mailbijlage naar gecontroleerde AI-uitlezing in je proces

Vanaf nu kun je in Odigos een proces laten werken met wat in veel organisaties nog te vaak blijft hangen tussen mailbox en handwerk: de PDF of afbeelding in een binnengekomen mail. Denk aan een factuur, offerte of bon. Zo'n bijlage kun je ophalen, bij het dossier bewaren en vervolgens door een AI-stap laten lezen. Het proces gaat dan verder op vastgelegde gegevens, zonder dat je hoeft over te typen.

Dat is precies de kern van bestuurbare procesautomatisering. Niet de status “iemand kijkt ernaar”, maar aantoonbaar: het document is ontvangen, opgeslagen, gelezen, gecontroleerd en waar nodig aan een medewerker voorgelegd. Dit nieuwsbericht laat zien wat er deze week is opgeleverd, met als rode draad: documentintake van mailbox tot besluit beter onder procesregie brengen.

Maak van een mailbijlage direct een dossierstuk

Stel je een installatiebedrijf voor dat servicebonnen, materiaalfacturen en onderaannemersfacturen per mail ontvangt. In plaats van dat een medewerker de mailbox opent, de PDF downloadt en ergens bij de werkorder plaatst, modelleer je in Orchestra een BPMN-proces dat de mailbox leest en daarna de stap Mailbijlagen ophalen uitvoert. De bijlage wordt privé bewaard in de bestanden van Odigos en de verwijzing komt op het eigen record te staan, bijvoorbeeld bij de inkoopfactuur of werkorder.

Zo krijgt de bijlage een plek in Dossier, naast de procesgegevens waarop je stuurt. In de audit trail zie je niet alleen dat er een mail is verwerkt, maar ook welke bijlage bij het record hoort. Komt er een bericht binnen met een bijlage die niet binnen de grenzen past, dan kun je in Orchestra een gateway opnemen die het proces naar een mensentaak leidt, bijvoorbeeld voor de financiële administratie.

Belangrijk voor processen die met mailboxen werken: mail die Odigos zelf verstuurt, wordt bij het uitlezen niet opnieuw als gewone inkomende post opgepakt. Zo voorkom je dat bevestigingen, meldingen of kopieën opnieuw door hetzelfde proces gaan. In een intakeproces houd je de keten rustig: externe mail wordt verwerkt, eigen procesmail wordt herkend en overgeslagen, en de uitkomst van de leesronde vertelt wat er is gebeurd.

Laat AI lezen wat eerder bij een mens belandde

De volgende stap in hetzelfde proces is dat een AI-stap of agentblok nu een opgeslagen PDF of afbeelding kan lezen. Voor het installatiebedrijf betekent dit dat de factuur-PDF niet standaard bij een medewerker hoeft te landen om leverancier, factuurnummer, datums en bedrag over te nemen. Je laat Delphi als processtap de inhoud lezen en het resultaat volgens het afgesproken resultaatcontract teruggeven aan het proces.

Zo wordt AI onderdeel van de procesketen, niet alleen een losse hulp naast het werk. In Orchestra kun je daarna met een gateway bepalen wat er gebeurt. Zijn de verplichte gegevens gevuld, dan kan het proces door naar de volgende controle. Ontbreekt er iets of wordt het bestand niet toegestaan, dan stopt die stap met een duidelijke melding en kun je een taak inrichten voor een medewerker die het document beoordeelt.

De mens blijft zo op de plek waar die waarde toevoegt. Een factuur met herkenbare gegevens kan door naar de gebruikelijke inhoudelijke controle, terwijl een afwijkend document gericht aandacht krijgt. Dit bouwt voort op de AI-ontwikkelingen waarover we eerder schreven in AI in je proces: Claude, promptbibliotheek en zicht op gebruik in Delphi , en voegt daar iets wezenlijks aan toe: AI kan nu ook de inhoud van het opgeslagen document zelf meenemen.

Houd grip op AI-kosten voordat het proces draait

Documentprocessen met AI moeten niet alleen slim zijn, maar ook bestuurbaar. Daarom is er deze week veel opgeleverd rond kosteninzicht. Bij het inrichten van een AI-stap zie je nu een raming van wat één uitvoering ongeveer kost en wat het maandbedrag wordt bij een volume dat je zelf opgeeft. Dat helpt een procesmanager al tijdens het ontwerpen kiezen of AI op deze plek logisch is.

In Budget zie je daarnaast het AI-verbruik in euro’s per dag en per proces. Het overzicht blijft los van opgeruimde procesinstanties beschikbaar, zodat je niet alleen tijdens een incident, maar ook later nog kunt zien welk proces AI-verbruik veroorzaakte. Voor een factuurproces is dat praktisch: je ziet of de documentuitlezing past bij het verwachte gebruik en welk proces aandacht vraagt als het verbruik oploopt.

Je kunt bovendien een plafond per dag instellen voor alle AI samen. Is dat plafond bereikt, dan gaat een AI-vraag niet door en komt de processtap tot stilstand met een uitlegbare melding. Na aanpassen van het plafond en hervatten kan het proces verder. Zo voorkom je dat een fout ingerichte lus of onverwachte piek ongemerkt blijft doorwerken.

Onderzoek welke documentintake jij bestuurbaar kunt maken

Met deze opleveringen komt een herkenbaar proces dichterbij: een mail komt binnen, de bijlage wordt dossierstuk, AI leest de inhoud, gateways bepalen de vervolgroute en Budget geeft zicht op het gebruik. Dat is precies de combinatie van procesregie, inzicht en monitoring waar Odigos voor gebouwd is.

Wil je zelf ervaren hoe je zo’n proces opzet, maak dan direct een gratis Odigos-account aan via odigos.cloud/aanmelden . Wil je samen onderzoeken welke intake-, factuur- of dossierprocessen in jouw organisatie zo ingericht kunnen worden, plan dan een gratis adviesgesprek met implementatiepartner Digidux.

Al het nieuws · Volg via RSS