Meer inzicht in je processen met grafieken, snellere documenten en slimme bewaking

Hoe meer je automatiseert, hoe belangrijker het wordt om overzicht te houden. Wat gebeurt er binnen je bedrijfsprocessen? Hoeveel aanvragen zijn er binnengekomen? Waar loopt het werk vast? Deze week hebben we Odigos uitgebreid met nieuwe mogelijkheden om die informatie inzichtelijk te maken. Daarnaast worden documenten en afbeeldingen slimmer verwerkt en krijg je sneller zicht op processtappen die langer duren dan verwacht.

Maak zelf grafieken van je bedrijfsgegevens

Een goed overzicht helpt om sneller de juiste beslissingen te nemen. Daarom kun je in CMS nu zelf grafieken toevoegen aan je pagina's, zonder dat daar programmeerwerk voor nodig is.

Wil je bijvoorbeeld zien hoeveel aanvragen er iedere maand binnenkomen? Hoeveel dossiers nog openstaan? Of hoe de werkvoorraad zich over verschillende afdelingen verdeelt? Je kiest eenvoudig een passende grafiek en bepaalt welke gegevens je wilt tonen.

Er zijn verschillende grafiektypen beschikbaar, waaronder lijn-, kolom-, staaf- en donutgrafieken. Maar ook voor uitgebreidere visualisaties, zoals warmtekaarten, trechters en meters, kun je nu in Odigos terecht.

De gegevens kunnen afkomstig zijn uit bestaande lijsten en overzichten binnen Odigos. Zo maak je bijvoorbeeld een grafiek die automatisch het aantal nieuwe aanvragen per week of maand bijhoudt. Ook perioden zonder nieuwe aanvragen blijven zichtbaar, zodat het verloop een betrouwbaar beeld geeft.

Je ziet tijdens het inrichten direct hoe de grafiek eruit komt te zien. Kleuren sluiten zoveel mogelijk aan bij de vormgeving van je website of applicatie, maar je kunt ook zelf kleuren kiezen.

Volg de voortgang van je bedrijfsprocessen

Naast gewone bedrijfscijfers kun je nu ook de voortgang van geautomatiseerde processen rechtstreeks op een pagina tonen.

Met gegevens uit Orchestra , de procesmotor van Odigos, maak je bijvoorbeeld een overzicht van processen die nog lopen, zijn vastgelopen of voortijdig zijn beëindigd.

Er zijn ook nieuwe manieren om afzonderlijke processen te bekijken. Een tijdlijn laat zien welke stappen een proces al heeft doorlopen. En met een stippenmatrix krijg je een compact overzicht van de 50 meest recent gestarte processen, zodat je ook bij grotere aantallen snel patronen kunt herkennen.

Zo kun je een pagina samenstellen waarop medewerkers en beheerders in één oogopslag zien hoe het werk ervoor staat. Uiteraard toont Odigos alleen de gegevens waarvoor iemand toegang heeft.

Wil je een pagina met grafieken als PDF bewaren of delen? Dan worden de bijbehorende cijfers als leesbare tabel in het document opgenomen, inclusief bronvermelding. Zo blijft de informatie ook buiten het scherm beschikbaar.

Kleinere PDF's, snellere websites en lichtere e-mails

Foto's maken documenten aantrekkelijker en informatie duidelijker, maar zorgen er ook voor dat bestanden soms onnodig groot worden. Denk aan een inspectierapport met foto's, een offerte met productafbeeldingen of een e-mail met meerdere bijlagen.

Odigos kiest voortaan automatisch een passende afbeeldingsgrootte voor het gebruiksdoel. Een foto in een PDF krijgt bijvoorbeeld een andere afmeting dan dezelfde foto in een e-mail.

Daar hoef je bestaande sjablonen niet voor aan te passen. Odigos regelt dit automatisch bij het maken van nieuwe documenten en berichten.

Het verschil kan aanzienlijk zijn. In onze eigen meting werd een PDF-proefdruk met een foto teruggebracht van 4,6 MB naar slechts 0,7 MB, zonder dat de foto voor het beoogde gebruik onnodig groot hoeft te blijven.

Ook websites laden minder afbeeldingen binnen

Dezelfde aanpak is toegepast op afbeeldingen binnen websites en applicaties. Op een telefoon hoeft bijvoorbeeld niet langer dezelfde grote afbeelding te worden opgehaald als op een breed computerscherm.

Bij een van onze proefpagina's daalde de hoeveelheid gedownloade afbeeldingen op een telefoon van 5,5 MB naar ongeveer 380 KB. Op een breed scherm was dat ongeveer 790 KB.

Daarnaast blijft de pagina tijdens het laden beter op zijn plaats. Ook worden afbeeldingen die nog worden gecontroleerd netjes afgehandeld, zodat bezoekers en medewerkers geen kapotte voorbeelden te zien krijgen.

Documenten automatisch bewaren bij het juiste dossier

Ook het verwerken van documenten binnen een bedrijfsproces is uitgebreid.

Wanneer Odigos tijdens een proces een PDF maakt, kan dat document nu automatisch worden opgeslagen bij het bijbehorende record. Denk bijvoorbeeld aan een offerte bij een klant, een rapport bij een inspectie of een bevestiging bij een aanvraag.

Wordt een e-mail met zo'n document te groot om als gewone bijlage te versturen? Dan kan Odigos automatisch downloadlinks gebruiken. De ontvanger kan het document daarmee alsnog eenvoudig ophalen.

Deze keuzes stel je in bij het ontwerpen van het proces. Odigos controleert daarbij of de gekozen instellingen uitvoerbaar zijn.

Sneller zien wanneer een proces te lang bezig is

Een geautomatiseerd proces hoort zelfstandig door te lopen. Toch kan het gebeuren dat een externe koppeling traag reageert of dat een bepaalde processtap veel langer bezig is dan normaal.

Om dit gemakkelijker te herkennen, hebben we Backlog uitgebreid met nieuwe mogelijkheden voor het bewaken van proceswerk.

Odigos houdt nu bij welke processtappen langer duren dan verwacht. Voor gewone processtappen geldt standaard een grens van twee minuten en voor AI-stappen tien minuten.

In Backlog zie je vervolgens per proces hoeveel stappen in de afgelopen 24 uur boven die grens zijn uitgekomen. Het overzicht wordt automatisch bijgewerkt, zodat je niet steeds handmatig hoeft te verversen.

Standaard is dit alleen bedoeld om inzicht te geven. Een stap die langer duurt, wordt dus niet zomaar afgebroken.

Zelf bepalen wat er gebeurt bij een vastgelopen stap

Beheerders kunnen er ook voor kiezen om te lang lopende stappen automatisch te laten stoppen.

Wanneer die instelling is ingeschakeld en een stap de ingestelde tijdsgrens bereikt, wordt de uitvoering afgebroken en komt de bijbehorende procesinstantie gepauzeerd in StatusQuo te staan.

Daar zie je waarom het proces is gepauzeerd en kun je de betreffende taak opnieuw starten.

Ook de verwerking van externe koppelingen is verbeterd. Een trage koppeling houdt ander werk niet langer onnodig tegen. Zo blijft de beschikbare verwerkingscapaciteit beter verdeeld en kunnen andere processen gewoon doorgaan.

Ook in het dagelijks gebruik weer verbeteringen

Naast deze grotere uitbreidingen hebben we verschillende kleinere verbeteringen doorgevoerd die het werken met Odigos prettiger maken.

• Duidelijkere statusweergave. Tabellen en detailpagina's kunnen nu herkenbare iconen tonen voor bijvoorbeeld afgerond, bezig, wachtend of mislukt. Zo zie je sneller wat de status van een record is.
• Sneller naar de juiste informatie. Vanuit een tabel of detailweergave kun je rechtstreeks doorklikken naar het bijbehorende dossier, procesoverzicht of foutenoverzicht. De juiste bestemming wordt automatisch bepaald.
• Veiliger pagina's opruimen. Wil je een pagina verwijderen of opnieuw inrichten? Dan kun je vooraf bekijken welke andere onderdelen nog naar die pagina verwijzen. Zo voorkom je dat je onbedoeld bestaande verwijzingen verbreekt.

Meer inzicht, minder handmatig werk

Met deze uitbreidingen wordt Odigos niet alleen een platform waarmee je bedrijfsprocessen automatiseert, maar ook een plek waar je de resultaten van die processen overzichtelijk kunt volgen.

Of je nu een dashboard wilt maken met actuele cijfers, automatisch rapporten met foto's genereert of wilt weten welke processen aandacht nodig hebben: steeds meer daarvan regel je rechtstreeks binnen Odigos.

Dit is een selectie van de verbeteringen die we deze week hebben opgeleverd. Ondertussen blijven we werken aan nieuwe mogelijkheden om bedrijfsprocessen slimmer, overzichtelijker en betrouwbaarder te maken.

Zelf ontdekken wat Odigos voor jouw organisatie kan betekenen? Maak gratis een Odigos-account aan en ga aan de slag.

Wil je hulp bij het automatiseren van je bedrijfsprocessen of het samenstellen van een overzichtelijk dashboard? Plan dan een gratis adviesgesprek met implementatiepartner Digidux .

Al het nieuws · Volg via RSS