Meer grip op projectkosten en facturatie in je proces

In veel organisaties ontstaat financiële onzekerheid niet doordat informatie ontbreekt, maar doordat die informatie te laat in het proces komt. Een projectmanager vult kosten aan, finance controleert later of bedragen kloppen, iemand anders koppelt de kosten alsnog aan de juiste opdrachtregel en pas daarna blijkt of de rapportage of factuur betrouwbaar is. Voor bestuurbaarheid is dat kwetsbaar: status zegt dan vooral dat iemand iets heeft ingevuld, niet dat de financiële stap aantoonbaar correct is uitgevoerd.

De recente verbeteringen in Odigos richten zich op precies dat vraagstuk. Stel je een adviesbureau voor dat projecten uitvoert, externe kosten doorbelast en daarnaast trainingen verkoopt. In zo’n organisatie wil je niet dat projectkosten, inschrijvingen en factuurvoorbereiding los van elkaar door mailboxen en spreadsheets bewegen. Je wilt dat het proces zelf bepaalt welke informatie nodig is, welke controle verplicht is en wanneer de volgende stap mag starten.

Projectkosten alleen door als ze gecontroleerd zijn

Voor projectrapportages is een formulier toegevoegd waarmee externe facturen uit de financiële administratie in de processtap zichtbaar worden. In een BPMN proces in Orchestra modelleer je dit als een taak waarin de relevante kosten bij de rapportageperiode worden opgehaald, gevolgd door een menselijke taak voor de projectmanager. Die projectmanager vult het door te belasten bedrag in en koppelt de factuur aan de juiste opdrachtregel of het juiste werkpakket.

De waarde zit vooral in de ingebouwde controle. Het bedrag moet voldoen aan de afgesproken validatie, bijvoorbeeld dat de doorbelasting boven het ontvangen factuurbedrag ligt, en de koppeling met de opdrachtregel is verplicht. In BPMN termen voorkom je daarmee dat de flow via een gateway naar accordering of rapportage gaat zolang de noodzakelijke financiële onderbouwing ontbreekt. Als er geen externe kosten zijn, krijgt de gebruiker juist duidelijk te zien dat hij kan doorgaan. Zo ontstaat geen onnodige wachttijd, maar ook geen valse zekerheid.

In de dagelijkse uitvoering kan de projectmanager deze stap afhandelen in een werkscherm in Focus . Dat maakt de controle onderdeel van het werk zelf, in plaats van een losse nacontrole door finance. Voor een operationeel manager betekent dit dat de projectrapportage niet alleen compleet oogt, maar dat de belangrijkste financiële voorwaarden al in het proces zijn afgedwongen.

Van inschrijving naar conceptfactuur zonder losse overdracht

Dezelfde lijn zie je in de afgeronde course flow. Na een inschrijving kan het proces een verkooprelatie aanmaken in de financiële administratie en een conceptfactuur opstellen met de juiste btw codes. Ook de inschrijving in de cursusomgeving is onderdeel van de flow. Voor het adviesbureau uit het voorbeeld betekent dit dat een training niet eindigt bij een ingevuld formulier, maar doorloopt tot de administratieve voorbereiding die nodig is om de opbrengst correct te verwerken.

In Orchestra modelleer je dit als een reeks processtappen na de inschrijving: eerst de gegevens vastleggen, daarna de relatie aanmaken, vervolgens de cursusinschrijving doorzetten en daarna de conceptfactuur voorbereiden. Waar nodig voeg je een beslismoment toe, bijvoorbeeld wanneer gegevens niet compleet zijn of wanneer een handmatige controle nodig is. Medewerkers, deelnemers of interne verantwoordelijken kun je op het juiste moment betrekken via taken, formulieren en herinneringen in Interact .

Het bestuurlijke effect is dat omzetgerelateerde stappen niet afhankelijk zijn van iemands geheugen of van een losse overdracht tussen verkoop, planning en finance. De audit trail van het proces laat zien welke stap is uitgevoerd en waar eventueel nog actie nodig is. Dat is vooral relevant bij groei: hoe meer trainingen, projecten en rapportageperiodes er naast elkaar lopen, hoe groter het risico dat kleine administratieve afwijkingen later grote correcties veroorzaken.

Duidelijkere procescommunicatie in e-mails

Een derde verbetering zit in de teksteditor van Orchestra. E-mails in processen kunnen nu beter worden vormgegeven met onder meer tekstlinks, koppen en afbeeldingen. Dat klinkt klein, maar in procesautomatisering is duidelijke communicatie vaak het verschil tussen een taak die direct goed wordt uitgevoerd en een taak die vragen, vertraging of herstelwerk veroorzaakt.

In het voorbeeld van het adviesbureau kun je de projectmanager in de kostenstap een heldere toelichting sturen over wat er gecontroleerd moet worden. Bij een training kun je een deelnemer of interne collega een e-mail sturen met duidelijke koppen en een relevante link naar de volgende actie. De functionaliteit verandert de proceslogica niet, maar versterkt wel de uitvoerbaarheid van die logica: mensen krijgen op het juiste moment begrijpelijke instructies bij de taak die het proces van ze vraagt.

Onderzoek waar jouw financiële proces eerder kan sturen

Deze verbeteringen laten zien hoe procesautomatisering verder gaat dan digitaliseren wat er al is. Je modelleert de controles, koppelingen en beslismomenten zo dat een proces pas verdergaat wanneer de onderbouwing klopt. Wil je onderzoeken welke projectkosten, facturatiestappen of inschrijfprocessen in jouw organisatie zo bestuurbaar te maken zijn? Plan dan een gratis adviesgesprek of maak direct een gratis Odigos-account aan.

Al het nieuws · Volg via RSS