Documentprocessen onder controle, ook voor bestanden in SharePoint

Veel organisaties hebben hun proces al uitgetekend, maar verliezen alsnog grip zodra documenten buiten het proces staan. Een offerte staat in SharePoint, bewijsstukken gaan per mail rond, een klantportaal toont weer een andere versie en de processtatus wordt bijgewerkt op basis van wat iemand denkt dat klaar is. Dan ontstaat precies het probleem dat Odigos wil oplossen: status is geen bewijs.

Deze week is de koppeling met Microsoft SharePoint beschikbaar gekomen voor productiegebruik. Odigos kan documenten in de SharePoint-bibliotheek van je eigen organisatie lezen, plaatsen en beheren als onderdeel van een proces. Niets wordt naar een tweede systeem gekopieerd: de documenten blijven staan waar je organisatie ze al bewaart, en het proces legt vast welk document erbij hoort, wat ermee gebeurd is en wie het mocht zien.

SharePoint als bron en bestemming in je proces

Een beheerder koppelt in Hub een SharePoint-site en kiest de documentbibliotheek die bij het proces hoort, eventueel beperkt tot één map daarbinnen. Odigos controleert de toegang al tijdens het inrichten: de koppeling wordt pas opgeslagen als vaststaat dat Odigos de bibliotheek ook echt kan bereiken. Lukt dat niet, dan hoort de beheerder meteen wat er ontbreekt, bijvoorbeeld een toestemming die nog niet gegeven is of een site die nog niet is toegewezen. Voor de IT-partij die de kant van Microsoft regelt, levert Odigos een stappenplan en een conceptmail mee.

Daarna gebruikt de procesontwerper de bibliotheek in een BPMN-proces in Orchestra , waar hij herkenbaar als SharePoint-bron in de keuzelijst staat. Een processtap kan een gegenereerd document, zoals een offerte of rapport in PDF, in de juiste map plaatsen, een nieuwe map aanmaken of een document ophalen voor verdere verwerking. Ook een bestaand document hernoemen, verplaatsen, van een nieuwe versie voorzien of naar de prullenbak verplaatsen kan als processtap. Grote bestanden worden in delen verwerkt, zodat ook een omvangrijk dossierstuk geen probleem is.

Stel je een adviesbureau voor dat projecten afsluit met klantdocumenten, urencontrole, financiële gegevens en een afsluitend dossier, en dat zijn projectdocumenten al in SharePoint bewaart. Het projectafsluitproces start met een taak voor de projectmanager. Daarna splitst Orchestra het proces in parallelle paden: één pad controleert of de benodigde klantdocumenten aanwezig zijn, een ander verzamelt financiële gegevens en een derde vraagt een medewerker om een inhoudelijke controle. Aan het eind maakt het proces het afsluitrapport en plaatst het in de projectmap in SharePoint. De audittrail laat dan niet alleen zien dat de taak is afgerond, maar ook dat de documentstap een aantoonbare uitkomst had. Niemand hoeft meer “SharePoint gecontroleerd” aan te vinken.

Je organisatie bepaalt wat Odigos mag

Toegang tot documenten is een governancevraag, geen technisch detail. Aan de kant van Microsoft krijgt Odigos alleen toegang tot de sites die daar uitdrukkelijk voor zijn toegewezen; een koppeling met brede rechten op alle sites van een organisatie weigert Odigos zelfs. Binnen die site stel je per koppeling in wat Odigos mag: lezen, documenten plaatsen, mappen aanmaken, nieuwe versies opslaan, hernoemen en verplaatsen, of documenten naar de prullenbak verplaatsen. Standaard staat alleen lezen aan. Definitief verwijderen doet Odigos nooit: wat weggaat, komt in de prullenbak van SharePoint terecht en is terug te halen.

Die instellingen werken door in het procesontwerp. Een proces dat een document wil plaatsen in een bibliotheek waar plaatsen niet is toegestaan, of in een map buiten het afgesproken deel, wordt al bij het opslaan geweigerd, met de uitleg wat er moet veranderen. Zo ontdek je zo’n gat bij het inrichten en niet tijdens de projectafsluiting. Daarnaast waarschuwt Odigos de beheerders dertig dagen en zeven dagen voordat de toegangssleutel van de koppeling verloopt, en nog eens op de vervaldag zelf, zodat documentstappen niet ongemerkt stil komen te liggen. Vernieuwen gaat in Hub, in één stap.

Dezelfde documenten in Dossier en op portalen

In Dossier opent een SharePoint-bibliotheek als mappenstructuur. Medewerkers bladeren door de mappen, downloaden documenten en plaatsen zelf een bestand in de geopende map, als de koppeling dat toestaat. Downloaden loopt via Odigos en dus via dezelfde rechtenstructuur als de rest van het dossier: de medewerker werkt niet met een losse link of een eigen kopie, maar met de documenten die bij het proces en het dossier horen. Ook op pagina’s en portalen kun je een documentlijst per map tonen, zodat een klant of collega alleen ziet wat bij die procescontext hoort.

Koppelingen zijn geen losse techniek meer, maar procesafspraken

Documentprocessen raken bijna altijd meerdere systemen. Het adviesbureau uit het voorbeeld wil naast SharePoint misschien projectinformatie uit een urenpakket gebruiken en factuurregels uit een financieel systeem raadplegen. Hub is daarom ook uitgebreid zodat één gekoppelde leverancier meerdere onderdelen kan hebben, met eigen instellingen per onderdeel en per omgeving. Ook kan Odigos omgaan met leveranciers waarbij de koppeling zich eerst moet aanmelden voordat zij gegevens kan ophalen of bijwerken.

De proceswaarde zit in de governance. Een procesontwerper kiest in Orchestra niet “ergens een koppeling”, maar een herkenbare instantie of groep binnen die koppeling. Odigos weigert instellingen die later stil mis zouden gaan, bijvoorbeeld als een noodzakelijke waarde ontbreekt of als een onderdeel wordt verwijderd terwijl processen het nog gebruiken. Daarmee verschuift het risico naar het juiste moment: niet tijdens de maandafsluiting of projectafsluiting, maar bij het inrichten en opslaan van het proces. Je kunt in BPMN een gateway modelleren die bepaalt of een dossier compleet genoeg is om verder te gaan, terwijl de gegevens uit verschillende bronnen komen. De status van het proces blijft dan gekoppeld aan wat aantoonbaar is uitgevoerd.

Vastlopen wordt eerder zichtbaar en beter herstelbaar

Een ketenproces wordt pas bestuurbaar als ook de uitzonderingen bestuurbaar zijn. Een proces dat automatisch had moeten starten maar bij de start faalt, wordt opnieuw aangeboden volgens de ingestelde wachttijden. Pas als de reeks pogingen op is, blijft de mislukte start zichtbaar staan voor handmatig herstel, en krijgt de verantwoordelijke een melding.

In het projectafsluitproces kun je daardoor een geplande timerstart gebruiken voor de maandelijkse controle, een foutpad modelleren voor een externe bron die tijdelijk niet beschikbaar is en een menselijke taak laten ontstaan als herstel nodig is. Odigos voorkomt ook dat dezelfde processtap twee keer tegelijk wordt uitgevoerd en kan een vermoedelijk gestrande stap opnieuw oppakken. Dat is precies wat je wilt bij stappen waar dubbele uitvoering ongewenst is, zoals een mail versturen of een document in SharePoint plaatsen.

De audittrail is daarbij leesbaarder geworden voor processen met subprocessen. Afgeronde subprocessen kunnen ingeklapt blijven, terwijl onderdelen die lopen, wachten of een fout hebben juist open blijven. Zo zie je zonder door technische details te hoeven lezen waar het proces bestuurlijk aandacht vraagt.

Onderzoek welke documentketens je zo kunt automatiseren

Bewaart jouw organisatie dossiers en klantdocumenten in SharePoint en werk je met externe systemen en periodieke controles, dan is dit een goed moment om te kijken waar status nog losstaat van bewijs. Maak direct een gratis Odigos-account aan via odigos.cloud/aanmelden . Wil je hulp bij het koppelen van SharePoint en het inrichten van je processen, plan dan een gesprek met implementatiepartner Digidux via digidux.nl/gratis-adviesgesprek .

Al het nieuws · Volg via RSS